Dica 29: Utilize bem seu e-mail!

Seja o Primeiro

 Quando tudo for pedra, atire a primeira flor.

Quando tudo parecer caminhar errado, seja o primeiro a tentar o passo adequado.

Se tudo parecer escuro, se nada puder ser visto, acenda a primeira luz.

Quando todos estiverem chorando tente o primeiro sorriso. Talvez não na forma de lábios sorridentes, mas na de um coração compreensivo e de braços que confortem.

Se a vida for um imenso "não" seja o primeiro a dizer - ou fazer - "sim".

Quando ninguém souber coisa alguma, seja o primeiro a buscar e ensinar.

Quando alguém estiver angustiado e à procura de consolo, seja o primeiro a apoiá-lo.

Quando a terra estiver seca, seja o primeiro a regá-la.

Quando a flor desabrochar, seja o primeiro a admirá-la.

Se o pão ainda não estiver pronto, seja o primeiro a demonstrar paciência para saboreá-lo.

Se a porta estiver fechada, seja o primeiro a tentar abri-la.

Se alguém precisar de uma mão, seja o primeiro a oferecê-la.

Quando tudo for espinhos, seja o primeiro a pensar em uma flor.

Quando não houver caminho de volta, seja o primeiro a aceitá-lo e adequá-lo.

Quando aparentemente não houver perdão, seja o primeiro a mudar as aparências e perdoar.


Esse texto, baseado em similar de autor desconhecido, faz-nos lembrar de nossas responsabilidades. Muitos meses do ano já se passaram e o que estamos fazendo para praticar nossos objetivos? Aqueles que definimos no ano novo?

É fácil jogar a responsabilidade dos acontecimentos para outras pessoas e fatos: presidente, ministros, prefeitos, diretores, gerentes, mercado, dólar, bolsa, “quebra” dos Estados Unidos...

Podemos fazer muitas escolhas. Nos aniversários, por exemplo, muitos dizem:
- Parabéns! Você está colhendo mais um repolho! Felicidades!

Nada contra os plantadores de repolho, mas... colher repolho em pleno aniversário? Não temos nada melhor para colher ou desejar ao outro? Que tal outra flor, mais bonita, viçosa, admirável? Por que não podemos colher novas e gostosas fragrâncias? Ou mesmo cores? A expressão "tudo azul" indica que a vida está em ordem!

Fazer escolhas, ser o primeiro, não é fácil. Ser o último também não é uma das melhores decisões, pois ficamos à mercê das escolhas alheias.

Ser maduro, crescido, seguro, assertivo é mais do que escolha: é necessidade. Faz também parte do crescimento: a distração, a alegria, o bom humor, a vivacidade, o saber "deixar para lá" quando o momento pede.

Ser o primeiro não precisa ser, necessariamente, penoso. Tem um preço e que paga quem está disposto a colher respostas e resultados que dependam de si próprio.

Agora responda: como andam suas "primeiras vezes"?

Bjs e até!

Izabel

Concentração: dicas e práticas

Concentrar-se significa convergir para um determinado ponto / ação, direcionar, manter o foco. É um ato voluntário, mental e pode ser desenvolvido, aprimorado.

Mesmo aqueles que conseguem se concentrar com mais facilidade precisam de exercícios constantes.

Uma parte importante da concentração está ligada ao dia a dia. É importante avaliar, adaptar, eliminar ou introduzir hábitos e rotinas para facilitar a concentração. Os melhores resultados também se traduzem em maior disposição e felicidade e o sentimento de realização é um dos melhores!

Avalie e modifique a rotina diária:

1. Local de trabalho. Caso não tenha crie ou adapte um espaço específico para desenvolver suas atividades profissionais. Trabalhar em qualquer lugar, de qualquer jeito, espanta a concentração.

2. Organização. Mantenha seu local de trabalho organizado e limpo. Há pessoas que só conseguem se concentrar se não enxergarem nada sobre a mesa, pois se distraem e dispersam com facilidade. Será seu caso?

3. Barulhos. Para a maioria das pessoas a concentração acontece mais facilmente diante de pouco ou nenhum barulho.

• Se isso é impossível no seu local trabalho, verifique a possibilidade de trabalhar com iPod / fone de ouvido.
• Faça exercícios para, dia a dia, aprenda a ‘desconsiderar’ os sons externos. Mais adiante você encontrará exemplos.

4. Divida projetos. Trabalhe por partes, principalmente nos grandes projetos; defina pequenos objetivo a alcançar.

5. Metas e tempo. Trace um objetivo pequeno, para alcançar em curto período de tempo. Não importa o que seja, desde que você o realize em 50 ou 60 minutos. Após esse tempo espreguice, levante-se, tome um líquido. Permita-se cinco minutos de recompensa pelo trabalho realizado.

6. Mais simples ou mais complexo. Defina o que é melhor para você:

Inicie pela fase mais complexa

• Prós: motivação, incentivo por começar um projeto; disposição para dedicar-se integralmente; mente descansada
• Contras: maior complexidade pode ser sinônimo de mais tempo para ver resultados, portanto é desmotivador

Inicie pela fase mais simples

• Prós: resultados observados mais rapidamente; disposição, incentivo pelo início; mente descansada
• Contras: energia e motivação são ‘gastos’ inicialmente e podem faltar para a finalização do projeto

7. Motivação. Além da segmentação dos projetos, que traz resultados mais rapidamente, encontre formas de se manter motivado. Utilize os intervalos para isso:

• telefone – faça ligações curtas, importantes, que tragam resultados ou definições
• MSN, SMS, e-mail – envie pequenas mensagens a amigos e colegas; refresque a mente
• Internet – navegue por sites de interesse pessoal a você (hobbies, curiosidades, piadas, etc.)

8. Mantenha o foco. Evite conversar, atender telefones, dispersar de qualquer forma.

9. Marque tempo. A cada duas horas tenha 10 minutos de intervalo. Seja disciplinado e controle os tempos (etapas e intervalos). Se preciso, utilize um timer.

10. Princípios do AA. Os Alcoólicos Anônimos utilizam a expressão “só por hoje”. Traduza-a para “só nesta hora” ou “só de manhã”, por exemplo, para dedicar-se integralmente a tarefas difíceis técnica ou emocionalmente. Faça uso de limites para manter-se concentrado e seguir adiante.

11. Anote. Durante a execução de um trabalho se você tiver uma idéia brilhante ou encontrar a solução para outro problema, anote e retome a atividade anterior. Faça como aprendizes de meditação: se um pensamento qualquer chegar à sua mente, delicadamente deixe-o ir... mas antes de “dispensá-lo”, anote!

Exercícios para o dia a dia:

1. Conte 

• Conte de 1 a 10 mentalmente, iniciando pelos extremos: 1, 10, 2, 9, 3, 8, 4, 7, 5, 6
• Aumente para 20. Pratique diariamente até chegar a 100

2. Soletre

• mentalmente, soletre palavras grandes: parafernália (p-a-r-a-f-e-r-n-a-l-i-a)
• da mesma forma que os números, inicie pelos extremos: jiló (j – o – i – l), estilo (e – o – s – l – t - i)

3. Ouça

• Ao invés de simplesmente curtir uma música, ‘ignore’ a letra e preste atenção aos sons: melodia, harmonia, instrumentos, intensidades, vozes

4. Jogue e Brinque

• Sudoku, exercícios de lógica, majong e jogos de memória são facilmente encontrados na Internet ou revistarias

5. Monte

• Quebra-cabeças (físicos), modelos miniaturas (carros, aviões, motos, casas), cubo mágico

6. Responda

• Palavras cruzadas, jogo dos erros, dominox, caça-palavras

Reuniões Produtivas

Você precisa fazer uma reunião com seus pares ou equipe? Está certo disso? Antes de mobilizar os possíveis participantes considere as perguntas abaixo, baseadas no trabalho da consultora Gisela Kassoy . São 10 minutos de reflexão que podem economizar muito tempo e inúmeras dores de cabeça:

a. Qual(is) o(s) propósito(s) dessa reunião? (Informar, avaliar reações a uma decisão, analisar problemas, trocar e gerar idéias, tomar decisões).
b. Este propósito será bem atendido através de uma reunião? É a melhor forma ou há alternativas?
c. Sou o melhor profissional para coordenar essa reunião? Minha presença é realmente fundamental ou posso delegar minha participação à outra pessoa?
d. Em função dos propósitos assinalados, como devo me preparar? Quais informações devo obter? Quais idéias devo levar?
e. Ainda considerando os propósitos, quais papéis ou comportamentos terei? Coordenador, ouvinte, participante? Estou preparado para negociações? Estou aberto às divergências?
f. Quanto tempo deve durar a reunião? Este tempo é conhecido pelos demais participantes? Como vamos nos estruturar para que a reunião dure o menor tempo com a maior eficácia possível?


Após a decisão pela realização da reunião...

1. Defina com clareza e simplicidade os objetivos da reunião.

2. Convoque os participantes INDISPENSÁVEIS, educadamente. Evite reuniões inesperadas, sem planejamento, pois ninguém é obrigado a alterar sua agenda de acordo com os interesses de um ou outro.

3. Informe dia, horários de início e de término e pauta. Todos têm direito a se organizar.

4. Reuniões estratégicas são diferentes das operacionais. Tenha isso em mente na hora de organizar os grupos.

5. Seja pontual. Inicie a reunião com o número de pessoas que estiverem no local. Isso valoriza sua presença e o respeito ao cumprimento do horário proposto.

6. Inicie a reunião fazendo um resumo dos objetivos. Se possível deixe-os visíveis, pois auxilia o direcionamento e a administração do tempo.

7. Se forem muitos temas estabeleça um tempo “médio” para cada discussão e tomada de decisão.

8. Tenha políticas claras sobre o uso do celular neste momento. Lembre-se: cada celular atendido significa tempo improdutivo da reunião.

9. O mesmo quanto ao uso dos notebooks. É fácil cair na tentação e responder e-mails ou navegar durante a reunião. Isso acontece porque:
a. A reunião está longa ou chata (ou ambos)
b. O profissional não está comprometido com o assunto / grupo
c. O profissional é dispensável nesta reunião, portanto, não deve participar

10. Como mediador:
a. Estimule as decisões por consenso
b. Evite discussões monopolizadas
c. Garanta o direito à participação de todos

11. Registre a memória da reunião: idéias principais, próximos passos e profissionais responsáveis. Envie o resumo por e-mail no máximo 24 horas após a reunião.

12. Avalie os resultados. Marque nova reunião para análise ou defina o uso do e-mail para compartilhá-los. Busque comprometimento de todos com as práticas acordadas no momento.

13. Incentive o grupo a definir datas e profissionais responsáveis pelo cumprimento dos objetivos.

14. Outros temas podem ser adicionados desde que:
a. A pauta original tenha sido cumprida
b. A inclusão de novos temas seja consenso, portanto, do interesse de todos
c. O horário acordado de término ainda não tenha sido atingido
d. O tempo disponível seja suficiente para estabelecer diretrizes ou conclusões sobre o tema

15. A produtividade das reuniões costuma durar até 90 minutos. A partir daí os esforços de concentração e foco são cada vez maiores. Estabeleça o tempo limite de 120 minutos.


Outras dicas:
• Não importa se você é coordenador ou participante da reunião. JAMAIS deixe de fazer anotações.

• Salas de reunião preparadas têm papéis e canetas disponíveis. Entretanto não se engane: papéis soltos podem ser perdidos. O melhor é levar seu próprio caderno / agenda / notebook para anotações.

• Utilize um relógio no centro da mesa ou em um ponto que todos possam ver. Controlar o tempo é um desafio grupal.

• Algumas organizações têm ‘cofrinhos’ nos centros das mesas de reunião. Quem comete “deslizes” como atrasos, falta de foco ou objetividade, deposita uma moeda no cofrinho. A cada deslize, uma moeda. Pode-se juntar o valor referente a um mês de reuniões e promover (ou ajudar a pagar) um café da manhã ou ‘happy hour’ (sem bebidas alcoólicas) na empresa. A brincadeira acaba virando tática, pois os participantes aprendem a ser mais pontuais e focados.

• São bem-vindos água, café e/ou chá. Os açúcares (glicose) são fontes de energia, por isso balas ou chocolates também podem estar disponíveis.

• Se a reunião for de 10 minutos e os profissionais envolvidos estiverem próximos, vá até eles. Manter-se em pé agiliza ainda mais o processo.

• A participação de executivos de alto escalão costuma elevar a reunião para a classe ‘evento’, ou seja, só começa quando eles chegam. Sem considerar que podem inibir a participação de todos. Se for o caso tome as decisões com sua equipe e reúna-se posteriormente com o executivo para compartilhar os resultados.

• Solicite ‘feedback’ dos participantes para aprimorar sua coordenação e liderança nas reuniões.

Bjs e até!

Economize tempo e seja feliz!

Olá!

Ultimamente a demanda por 'dicas' de administração de tempo está enorme. Que bom! É mais que hora de fazer valer esse bem precioso.

Enviei o texto abaixo a vários clientes e está se multiplicando rapidamente por aí. Foi baseado neste.

Bjs e até!



Tempo é o que não falta pra ninguém, o que falta é um pouco de organização em todos nós. São 24 horas divididas em minutos e segundos para que ninguém diga que não sabe o quanto já perdeu ou deixou para trás, porém ele é implacável, impagável, intransferível e invendível (como diria um ex-Ministro de um ex-Presidente que soltava suas “pérolas” durante as entrevistas).

Quer fazer uma experiência simples e bem interessante? Quando você acionar o seu microondas para aquecer a água para um chá ou para estourar pipocas execute algumas pequenas tarefas enquanto ele trabalha sozinho. Viu! Você verá que dá para fazer algumas delas tranquilamente e ele vai te avisar, com aquele apito chato, quando tiver completado a parte dele. Eu coloco 1 minuto para aquecer a água para um chá e subo as escadas para acordar a criançada para a escola (pela terceira vez, é claro!). Então vamos lá:

Implacável porque não te dá uma nova chance de conquistá-lo ou reavê-lo e caso você consiga de alguma forma recuperar um pouco do tempo perdido, pode ter certeza que vai te exigir algum gasto em dinheiro. Se a sua produção está atrasada e você precisa acelerá-la vai pagar horas extras, vai comprar uma máquina mais rápida ou vai pagar para outra empresa fazer em seu lugar de forma a cumprir o cronograma acertado. Tudo isso é custo ou não é?

Impagável no sentido que não está disponível diretamente para ser negociado. Não me recordo de ter visto um anúncio sequer parecido com:

Vendo 2 horas do meu dia. Tel.: 1234-5678. Falar com Fulano de Tal.

Confesso que seria uma grande jogada de propaganda para conseguir emprego ou chamar a atenção.

Intransferível, pois não há como fazer com que o tempo quer sobra para uma pessoa passe para outra, ou seja, um cidadão ficar com 26 horas e outro com apenas 22.

“Invendível” também porque quando negociamos o uso de outra mão de obra, na realidade não estamos comprando tempo, mas serviço. O método pode até ser baseado em horas, porém estamos comprando a execução de uma tarefa por um determinado período e esta tarefa pode ou não ser completada neste tempo.

Um bom referencial sobre este tema é o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” de Stephen Covey onde no seu capítulo 3 apresenta a Matriz de Gerenciamento do Tempo com seus quatro quadrantes e todo o seu desenvolvimento e aplicação.

UI – Urgente e Importante: São as necessidades da crise, regidas pela pressão. É o quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste quadrante são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios.

NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado ao planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva.


UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco no curto prazo e é conhecido como quadrante da Decepção.

NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela internet, fofoca e alguns emails. Costuma demonstrar irresponsabilidade e resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do Desperdício.

O tempo é democrático e igualitário, sendo sempre a mesma quantidade para todos os seres vivos. Para aprendermos a economizar esta jóia tão preciosa que temos veja dicas simples e fáceis de aplicar:

Agenda de tarefas e calendário: todos os dispositivos eletrônicos carregam algumas ferramentas disponíveis em seus serviços já embutidos e uma delas é a agenda de tarefas e o calendário. Até mesmo o mais simples celular possui o que não te dá chance para desculpas. Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do mês e futuros. Esta atitude vai gerar em você um senso de organização muito interessante que vai levá-lo a declinar de um compromisso devido a outro já marcado, por exemplo. Chega de espremer compromissos! Hoje há existem milhares de programas de transferência e sincronização de agendas e calendários para que você mantenha os mesmos dados em casa, na rua e no trabalho. Além de servirem de back up quando você perde ou troca de dispositivo. Ah… incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. São tão úteis quanto à agenda de tarefas e o calendário.

Trabalho em excesso: às vezes é necessário que se trabalhe um pouco além do horário normal, o que não está errado, porém mesmo em situações como estas permita-se sair no horário normal. Mesmo no meio da crise seu cérebro precisa de algum descanso. É muito comum ver executivos caírem na rotina de ficar no escritório seguidamente devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um hábito, neste caso, muito ruim. Caso a necessidade seja um pouco prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horário normal. Faça uma ginástica neste dia para que o cansaço te permita uma noite de sono e não leve tarefa para casa. Divirta-se mesmo que em um dia que não é seja muito comum. Faça algo fora da rotina!

Aprenda a delegar e a dizer NÃO: duas tarefas muito difíceis para os exigentes e perfeccionistas mas… aprenda a não cair na tentação. Libere as tarefas gradativamente para aqueles que podem ajudá-lo. Enfrente seus medos, caso contrário será difícil entregar tantos resultados.

Já dizer NÃO pode ser muito fácil para aqueles que não carregam o espírito de colaborador em si, porém é uma tarefa dificílima para aqueles que normalmente são voluntários ou buscam colaborar com os outros. Se você quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado então aprenda a dizer NÃO para aquelas pessoas ou tarefas que não caibam no seu “prato”, caso contrário você é que ficará sobrecarregado. Seja sincero e educado não hora de dizer NÃO e diga se achar necessário.

E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos à base da comunicação. Se por um lado nos ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas ações não ocupem todo o nosso tempo. Responder às mensagens eletrônicas é uma destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa de mensagens então responda de imediato sempre que souber a resposta, não deixe que o prazo estipulado pelo solicitante seja o seu limitador. Responda logo! Elimine aquelas mensagens que não têm utilidade, apague-as de uma vez caso contrário você se sentirá na obrigação de lê-las. Nesta área eu destaco: convites para feiras e cursos em locais muito distantes, prazos expirados, assuntos que não têm a ver com o seu interesse e as correntes de mensagens. Na hora de responder veja se é realmente necessário copiar toda a lista, é muito comum essa prática e só leva a encher a caixa postal dos outros (ou a sua quando você é o recebedor). Passe esta orientação aos seus colaboradores; isso irá aliviá-lo e fazer com que seu tempo de leitura de mensagens se reduza.

Telefone: faça um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as ligações telefônicas e passá-las para a pessoa adequada. Tal e qual os emails, atualmente é fácil conseguir o número de telefone de quase todo mundo e por esta razão cairá no seu ramal várias ligações de todo tipo de propaganda, oferta de serviços e outras mais. Seja objetivo e quando a ligação não for para você, informe ao interlocutor, com clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar, para que numa próxima oportunidade ele não ligue novamente no seu ramal. Isso certamente já aconteceu com você, ou não?

Interrupções e imprevistos: as interrupções devem ser evitadas e analisadas quando acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientação hoje podem poupar muito tempo amanhã. Muitas interrupções acontecem simplesmente porque o interlocutor não quer fazer uma busca mais detalhada ou tem preguiça mental, evitando o esforço da busca e transfere a responsabilidade para você sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas SEMPRE é que causa problema. Importante: nem de longe estou falando sobre não colaborar ou trabalhar em equipe, estou aqui citando aquelas situações que muitos de nós já passamos de recebermos toda a carga de responsabilidade “informal” de responder ou saber de tudo o que ocorre no departamento do lado.

Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva e preventiva, pois eles ocorrem sempre. Um tempo livre é importante nestas situações, portanto se você vai estabelecer um tempo para uma reunião ou para atender um fornecedor lembre-se que computadores param de funcionar sem aviso prévio, carros furam pneus, trânsito é sinônimo de engarrafamento e assim por diante.

Bom… não dá para ser perfeito e nem ser um relógio suíço, mas com certeza conseguimos aliviar um pouco da pressão das tarefas se acumulando se usarmos estas dicas. Evite PROCRASTINAR (adiar, ”empurrar com a barriga”) as tarefas que devem ser cumpridas, pois a sensação psicológica é muito ruim e permanece na sua memória tornando-o uma pessoa que sempre atrasa as suas entregas. Não deixe para depois, comece já o seu projeto de não perder tempo.