Concentração: dicas e práticas

Concentrar-se significa convergir para um determinado ponto / ação, direcionar, manter o foco. É um ato voluntário, mental e pode ser desenvolvido, aprimorado.

Mesmo aqueles que conseguem se concentrar com mais facilidade precisam de exercícios constantes.

Uma parte importante da concentração está ligada ao dia a dia. É importante avaliar, adaptar, eliminar ou introduzir hábitos e rotinas para facilitar a concentração. Os melhores resultados também se traduzem em maior disposição e felicidade e o sentimento de realização é um dos melhores!

Avalie e modifique a rotina diária:

1. Local de trabalho. Caso não tenha crie ou adapte um espaço específico para desenvolver suas atividades profissionais. Trabalhar em qualquer lugar, de qualquer jeito, espanta a concentração.

2. Organização. Mantenha seu local de trabalho organizado e limpo. Há pessoas que só conseguem se concentrar se não enxergarem nada sobre a mesa, pois se distraem e dispersam com facilidade. Será seu caso?

3. Barulhos. Para a maioria das pessoas a concentração acontece mais facilmente diante de pouco ou nenhum barulho.

• Se isso é impossível no seu local trabalho, verifique a possibilidade de trabalhar com iPod / fone de ouvido.
• Faça exercícios para, dia a dia, aprenda a ‘desconsiderar’ os sons externos. Mais adiante você encontrará exemplos.

4. Divida projetos. Trabalhe por partes, principalmente nos grandes projetos; defina pequenos objetivo a alcançar.

5. Metas e tempo. Trace um objetivo pequeno, para alcançar em curto período de tempo. Não importa o que seja, desde que você o realize em 50 ou 60 minutos. Após esse tempo espreguice, levante-se, tome um líquido. Permita-se cinco minutos de recompensa pelo trabalho realizado.

6. Mais simples ou mais complexo. Defina o que é melhor para você:

Inicie pela fase mais complexa

• Prós: motivação, incentivo por começar um projeto; disposição para dedicar-se integralmente; mente descansada
• Contras: maior complexidade pode ser sinônimo de mais tempo para ver resultados, portanto é desmotivador

Inicie pela fase mais simples

• Prós: resultados observados mais rapidamente; disposição, incentivo pelo início; mente descansada
• Contras: energia e motivação são ‘gastos’ inicialmente e podem faltar para a finalização do projeto

7. Motivação. Além da segmentação dos projetos, que traz resultados mais rapidamente, encontre formas de se manter motivado. Utilize os intervalos para isso:

• telefone – faça ligações curtas, importantes, que tragam resultados ou definições
• MSN, SMS, e-mail – envie pequenas mensagens a amigos e colegas; refresque a mente
• Internet – navegue por sites de interesse pessoal a você (hobbies, curiosidades, piadas, etc.)

8. Mantenha o foco. Evite conversar, atender telefones, dispersar de qualquer forma.

9. Marque tempo. A cada duas horas tenha 10 minutos de intervalo. Seja disciplinado e controle os tempos (etapas e intervalos). Se preciso, utilize um timer.

10. Princípios do AA. Os Alcoólicos Anônimos utilizam a expressão “só por hoje”. Traduza-a para “só nesta hora” ou “só de manhã”, por exemplo, para dedicar-se integralmente a tarefas difíceis técnica ou emocionalmente. Faça uso de limites para manter-se concentrado e seguir adiante.

11. Anote. Durante a execução de um trabalho se você tiver uma idéia brilhante ou encontrar a solução para outro problema, anote e retome a atividade anterior. Faça como aprendizes de meditação: se um pensamento qualquer chegar à sua mente, delicadamente deixe-o ir... mas antes de “dispensá-lo”, anote!

Exercícios para o dia a dia:

1. Conte 

• Conte de 1 a 10 mentalmente, iniciando pelos extremos: 1, 10, 2, 9, 3, 8, 4, 7, 5, 6
• Aumente para 20. Pratique diariamente até chegar a 100

2. Soletre

• mentalmente, soletre palavras grandes: parafernália (p-a-r-a-f-e-r-n-a-l-i-a)
• da mesma forma que os números, inicie pelos extremos: jiló (j – o – i – l), estilo (e – o – s – l – t - i)

3. Ouça

• Ao invés de simplesmente curtir uma música, ‘ignore’ a letra e preste atenção aos sons: melodia, harmonia, instrumentos, intensidades, vozes

4. Jogue e Brinque

• Sudoku, exercícios de lógica, majong e jogos de memória são facilmente encontrados na Internet ou revistarias

5. Monte

• Quebra-cabeças (físicos), modelos miniaturas (carros, aviões, motos, casas), cubo mágico

6. Responda

• Palavras cruzadas, jogo dos erros, dominox, caça-palavras

Reuniões Produtivas

Você precisa fazer uma reunião com seus pares ou equipe? Está certo disso? Antes de mobilizar os possíveis participantes considere as perguntas abaixo, baseadas no trabalho da consultora Gisela Kassoy . São 10 minutos de reflexão que podem economizar muito tempo e inúmeras dores de cabeça:

a. Qual(is) o(s) propósito(s) dessa reunião? (Informar, avaliar reações a uma decisão, analisar problemas, trocar e gerar idéias, tomar decisões).
b. Este propósito será bem atendido através de uma reunião? É a melhor forma ou há alternativas?
c. Sou o melhor profissional para coordenar essa reunião? Minha presença é realmente fundamental ou posso delegar minha participação à outra pessoa?
d. Em função dos propósitos assinalados, como devo me preparar? Quais informações devo obter? Quais idéias devo levar?
e. Ainda considerando os propósitos, quais papéis ou comportamentos terei? Coordenador, ouvinte, participante? Estou preparado para negociações? Estou aberto às divergências?
f. Quanto tempo deve durar a reunião? Este tempo é conhecido pelos demais participantes? Como vamos nos estruturar para que a reunião dure o menor tempo com a maior eficácia possível?


Após a decisão pela realização da reunião...

1. Defina com clareza e simplicidade os objetivos da reunião.

2. Convoque os participantes INDISPENSÁVEIS, educadamente. Evite reuniões inesperadas, sem planejamento, pois ninguém é obrigado a alterar sua agenda de acordo com os interesses de um ou outro.

3. Informe dia, horários de início e de término e pauta. Todos têm direito a se organizar.

4. Reuniões estratégicas são diferentes das operacionais. Tenha isso em mente na hora de organizar os grupos.

5. Seja pontual. Inicie a reunião com o número de pessoas que estiverem no local. Isso valoriza sua presença e o respeito ao cumprimento do horário proposto.

6. Inicie a reunião fazendo um resumo dos objetivos. Se possível deixe-os visíveis, pois auxilia o direcionamento e a administração do tempo.

7. Se forem muitos temas estabeleça um tempo “médio” para cada discussão e tomada de decisão.

8. Tenha políticas claras sobre o uso do celular neste momento. Lembre-se: cada celular atendido significa tempo improdutivo da reunião.

9. O mesmo quanto ao uso dos notebooks. É fácil cair na tentação e responder e-mails ou navegar durante a reunião. Isso acontece porque:
a. A reunião está longa ou chata (ou ambos)
b. O profissional não está comprometido com o assunto / grupo
c. O profissional é dispensável nesta reunião, portanto, não deve participar

10. Como mediador:
a. Estimule as decisões por consenso
b. Evite discussões monopolizadas
c. Garanta o direito à participação de todos

11. Registre a memória da reunião: idéias principais, próximos passos e profissionais responsáveis. Envie o resumo por e-mail no máximo 24 horas após a reunião.

12. Avalie os resultados. Marque nova reunião para análise ou defina o uso do e-mail para compartilhá-los. Busque comprometimento de todos com as práticas acordadas no momento.

13. Incentive o grupo a definir datas e profissionais responsáveis pelo cumprimento dos objetivos.

14. Outros temas podem ser adicionados desde que:
a. A pauta original tenha sido cumprida
b. A inclusão de novos temas seja consenso, portanto, do interesse de todos
c. O horário acordado de término ainda não tenha sido atingido
d. O tempo disponível seja suficiente para estabelecer diretrizes ou conclusões sobre o tema

15. A produtividade das reuniões costuma durar até 90 minutos. A partir daí os esforços de concentração e foco são cada vez maiores. Estabeleça o tempo limite de 120 minutos.


Outras dicas:
• Não importa se você é coordenador ou participante da reunião. JAMAIS deixe de fazer anotações.

• Salas de reunião preparadas têm papéis e canetas disponíveis. Entretanto não se engane: papéis soltos podem ser perdidos. O melhor é levar seu próprio caderno / agenda / notebook para anotações.

• Utilize um relógio no centro da mesa ou em um ponto que todos possam ver. Controlar o tempo é um desafio grupal.

• Algumas organizações têm ‘cofrinhos’ nos centros das mesas de reunião. Quem comete “deslizes” como atrasos, falta de foco ou objetividade, deposita uma moeda no cofrinho. A cada deslize, uma moeda. Pode-se juntar o valor referente a um mês de reuniões e promover (ou ajudar a pagar) um café da manhã ou ‘happy hour’ (sem bebidas alcoólicas) na empresa. A brincadeira acaba virando tática, pois os participantes aprendem a ser mais pontuais e focados.

• São bem-vindos água, café e/ou chá. Os açúcares (glicose) são fontes de energia, por isso balas ou chocolates também podem estar disponíveis.

• Se a reunião for de 10 minutos e os profissionais envolvidos estiverem próximos, vá até eles. Manter-se em pé agiliza ainda mais o processo.

• A participação de executivos de alto escalão costuma elevar a reunião para a classe ‘evento’, ou seja, só começa quando eles chegam. Sem considerar que podem inibir a participação de todos. Se for o caso tome as decisões com sua equipe e reúna-se posteriormente com o executivo para compartilhar os resultados.

• Solicite ‘feedback’ dos participantes para aprimorar sua coordenação e liderança nas reuniões.

Bjs e até!

Os perigos da distração

http://www.jupiterimages.com

• As interrupções consomem 28% do dia de um funcionário
• Um trabalhador do conhecimento troca de atividade a cada três minutos, incluindo o uso de celulares, e-mails e mensagens instantâneas. Uma vez distraído, leva quase meia hora para reassumir o trabalho original
• Aqueles cujo trabalho é rotineiramente interrompido costumam ficar mais frustrados e sofrer de estresse intenso
• Sob a pressão dos prazos, os trabalhadores são mais criativos quando estão focados, não quando estão dispersos ou são interrompidos
• Quando assistem TV, os pais interagem 20% menos com seus filhos e passam a dar respostas automáticas a qualquer coisa que digam

Essas informações fazem parte do livro “Distracted: The Erosion of Attention and the Coming Dark Age”, de Maggie Jackson, que foram divulgadas pela Revista Época Negócios*.

Você pode dizer (como eu mesma) que isso tudo já sabíamos... porém vale ressaltar que Maggie realizou pesquisas comprobatórias desses fenômenos, ou seja, não ficou apenas no empirismo. Precisamos ser mais “pesquisadores” no Brasil e este é um ótimo exemplo a ser seguido. Afinal de contas, material é o que não nos falta. Alguém discorda?

Amir Raz, neurocientista da McGill University, afirma que “se você tem um bom controle da atenção, pode dominar seu processo cognitivo, conter mais suas emoções e articular melhor suas ações”.

Das empresas que começaram a dar importância ao fenômeno, a IBM é citada. A idéia proposta: “sextas-feiras de reflexão”. Nela os funcionários deixam de consultar e-mails e são impedidos de participar de reuniões. Tudo para permitir que o pensamento criativo aconteça sem maiores obstáculos.

Maggie Jackson sugere a meditação como uma das saídas para aumentar a capacidade de atenção, mas também há outras formas de consegui-la. Quer ver? Jogar RPG, tênis ou certos jogos de vídeo game; escrever textos ou poesias; pesquisar assuntos na Internet; praticar artes marciais. É só lembrar daquilo que “desliga” você do mundo e poderá ser um potencial exercício para aumentar sua capacidade de concentração.

Osho propôs inúmeras técnicas de meditação em suas obras. Há uma, pequena (você pode encontrá-la em sebos ou no Mercado Livre) chamada “O Livro Orange”. Nada contra as “meditações paradas”, mas foge um tanto do meu jeito de ser. Se eu puder meditar com algum movimento, tanto melhor. Vejo essas sugestões de Osho como meditações ativas. Separei uma bem legal:

Meditação do Riso**
Todas as manhãs, ao acordar, antes de abrir os olhos, espreguice-se como um gato. Estique cada fibra do seu corpo. Após três ou quatro minutos, com os olhos ainda fechados, comece a rir. Durante cinco minutos, simplesmente, ria. No início você terá que fazer isso acontecer, mas logo o próprio som da sua tentativa causará um riso verdadeiro. Perca-se no riso. Pode levar alguns dias antes que ele realmente aconteça, pois você não está muito acostumado com esse fenômeno. Mas logo ele será espontâneo e mudará toda a natureza do seu dia.

Bjoks e até breve!

* “Não se distraia. A vítima pode se você”, título da matéria editada por Marcelo Coppola, edição agosto 2008. O site da revista é ótimo, porém não apresenta o conteúdo da revista impressa. http://epocanegocios.globo.com
** “O Livro Orange – As Técnicas de Meditação de Bhagwan Shree Rajneesh”, Soma Arte e Edições, 1982, p. 22. O autor também é conhecido como Osho.