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sexta-feira

Reuniões Produtivas

Você precisa fazer uma reunião com seus pares ou equipe? Está certo disso? Antes de mobilizar os possíveis participantes considere as perguntas abaixo, baseadas no trabalho da consultora Gisela Kassoy . São 10 minutos de reflexão que podem economizar muito tempo e inúmeras dores de cabeça:

a. Qual(is) o(s) propósito(s) dessa reunião? (Informar, avaliar reações a uma decisão, analisar problemas, trocar e gerar idéias, tomar decisões).
b. Este propósito será bem atendido através de uma reunião? É a melhor forma ou há alternativas?
c. Sou o melhor profissional para coordenar essa reunião? Minha presença é realmente fundamental ou posso delegar minha participação à outra pessoa?
d. Em função dos propósitos assinalados, como devo me preparar? Quais informações devo obter? Quais idéias devo levar?
e. Ainda considerando os propósitos, quais papéis ou comportamentos terei? Coordenador, ouvinte, participante? Estou preparado para negociações? Estou aberto às divergências?
f. Quanto tempo deve durar a reunião? Este tempo é conhecido pelos demais participantes? Como vamos nos estruturar para que a reunião dure o menor tempo com a maior eficácia possível?


Após a decisão pela realização da reunião...

1. Defina com clareza e simplicidade os objetivos da reunião.

2. Convoque os participantes INDISPENSÁVEIS, educadamente. Evite reuniões inesperadas, sem planejamento, pois ninguém é obrigado a alterar sua agenda de acordo com os interesses de um ou outro.

3. Informe dia, horários de início e de término e pauta. Todos têm direito a se organizar.

4. Reuniões estratégicas são diferentes das operacionais. Tenha isso em mente na hora de organizar os grupos.

5. Seja pontual. Inicie a reunião com o número de pessoas que estiverem no local. Isso valoriza sua presença e o respeito ao cumprimento do horário proposto.

6. Inicie a reunião fazendo um resumo dos objetivos. Se possível deixe-os visíveis, pois auxilia o direcionamento e a administração do tempo.

7. Se forem muitos temas estabeleça um tempo “médio” para cada discussão e tomada de decisão.

8. Tenha políticas claras sobre o uso do celular neste momento. Lembre-se: cada celular atendido significa tempo improdutivo da reunião.

9. O mesmo quanto ao uso dos notebooks. É fácil cair na tentação e responder e-mails ou navegar durante a reunião. Isso acontece porque:
a. A reunião está longa ou chata (ou ambos)
b. O profissional não está comprometido com o assunto / grupo
c. O profissional é dispensável nesta reunião, portanto, não deve participar

10. Como mediador:
a. Estimule as decisões por consenso
b. Evite discussões monopolizadas
c. Garanta o direito à participação de todos

11. Registre a memória da reunião: idéias principais, próximos passos e profissionais responsáveis. Envie o resumo por e-mail no máximo 24 horas após a reunião.

12. Avalie os resultados. Marque nova reunião para análise ou defina o uso do e-mail para compartilhá-los. Busque comprometimento de todos com as práticas acordadas no momento.

13. Incentive o grupo a definir datas e profissionais responsáveis pelo cumprimento dos objetivos.

14. Outros temas podem ser adicionados desde que:
a. A pauta original tenha sido cumprida
b. A inclusão de novos temas seja consenso, portanto, do interesse de todos
c. O horário acordado de término ainda não tenha sido atingido
d. O tempo disponível seja suficiente para estabelecer diretrizes ou conclusões sobre o tema

15. A produtividade das reuniões costuma durar até 90 minutos. A partir daí os esforços de concentração e foco são cada vez maiores. Estabeleça o tempo limite de 120 minutos.


Outras dicas:
• Não importa se você é coordenador ou participante da reunião. JAMAIS deixe de fazer anotações.

• Salas de reunião preparadas têm papéis e canetas disponíveis. Entretanto não se engane: papéis soltos podem ser perdidos. O melhor é levar seu próprio caderno / agenda / notebook para anotações.

• Utilize um relógio no centro da mesa ou em um ponto que todos possam ver. Controlar o tempo é um desafio grupal.

• Algumas organizações têm ‘cofrinhos’ nos centros das mesas de reunião. Quem comete “deslizes” como atrasos, falta de foco ou objetividade, deposita uma moeda no cofrinho. A cada deslize, uma moeda. Pode-se juntar o valor referente a um mês de reuniões e promover (ou ajudar a pagar) um café da manhã ou ‘happy hour’ (sem bebidas alcoólicas) na empresa. A brincadeira acaba virando tática, pois os participantes aprendem a ser mais pontuais e focados.

• São bem-vindos água, café e/ou chá. Os açúcares (glicose) são fontes de energia, por isso balas ou chocolates também podem estar disponíveis.

• Se a reunião for de 10 minutos e os profissionais envolvidos estiverem próximos, vá até eles. Manter-se em pé agiliza ainda mais o processo.

• A participação de executivos de alto escalão costuma elevar a reunião para a classe ‘evento’, ou seja, só começa quando eles chegam. Sem considerar que podem inibir a participação de todos. Se for o caso tome as decisões com sua equipe e reúna-se posteriormente com o executivo para compartilhar os resultados.

• Solicite ‘feedback’ dos participantes para aprimorar sua coordenação e liderança nas reuniões.

Bjs e até!

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