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sexta-feira

Economize tempo e seja feliz!

Olá!

Ultimamente a demanda por 'dicas' de administração de tempo está enorme. Que bom! É mais que hora de fazer valer esse bem precioso.

Enviei o texto abaixo a vários clientes e está se multiplicando rapidamente por aí. Foi baseado neste.

Bjs e até!



Tempo é o que não falta pra ninguém, o que falta é um pouco de organização em todos nós. São 24 horas divididas em minutos e segundos para que ninguém diga que não sabe o quanto já perdeu ou deixou para trás, porém ele é implacável, impagável, intransferível e invendível (como diria um ex-Ministro de um ex-Presidente que soltava suas “pérolas” durante as entrevistas).

Quer fazer uma experiência simples e bem interessante? Quando você acionar o seu microondas para aquecer a água para um chá ou para estourar pipocas execute algumas pequenas tarefas enquanto ele trabalha sozinho. Viu! Você verá que dá para fazer algumas delas tranquilamente e ele vai te avisar, com aquele apito chato, quando tiver completado a parte dele. Eu coloco 1 minuto para aquecer a água para um chá e subo as escadas para acordar a criançada para a escola (pela terceira vez, é claro!). Então vamos lá:

Implacável porque não te dá uma nova chance de conquistá-lo ou reavê-lo e caso você consiga de alguma forma recuperar um pouco do tempo perdido, pode ter certeza que vai te exigir algum gasto em dinheiro. Se a sua produção está atrasada e você precisa acelerá-la vai pagar horas extras, vai comprar uma máquina mais rápida ou vai pagar para outra empresa fazer em seu lugar de forma a cumprir o cronograma acertado. Tudo isso é custo ou não é?

Impagável no sentido que não está disponível diretamente para ser negociado. Não me recordo de ter visto um anúncio sequer parecido com:

Vendo 2 horas do meu dia. Tel.: 1234-5678. Falar com Fulano de Tal.

Confesso que seria uma grande jogada de propaganda para conseguir emprego ou chamar a atenção.

Intransferível, pois não há como fazer com que o tempo quer sobra para uma pessoa passe para outra, ou seja, um cidadão ficar com 26 horas e outro com apenas 22.

“Invendível” também porque quando negociamos o uso de outra mão de obra, na realidade não estamos comprando tempo, mas serviço. O método pode até ser baseado em horas, porém estamos comprando a execução de uma tarefa por um determinado período e esta tarefa pode ou não ser completada neste tempo.

Um bom referencial sobre este tema é o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” de Stephen Covey onde no seu capítulo 3 apresenta a Matriz de Gerenciamento do Tempo com seus quatro quadrantes e todo o seu desenvolvimento e aplicação.



UI – Urgente e Importante: São as necessidades da crise, regidas pela pressão. É o quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste quadrante são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios.

NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado ao planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva.


UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco no curto prazo e é conhecido como quadrante da Decepção.

NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela internet, fofoca e alguns emails. Costuma demonstrar irresponsabilidade e resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do Desperdício.

O tempo é democrático e igualitário, sendo sempre a mesma quantidade para todos os seres vivos. Para aprendermos a economizar esta jóia tão preciosa que temos veja dicas simples e fáceis de aplicar:

Agenda de tarefas e calendário: todos os dispositivos eletrônicos carregam algumas ferramentas disponíveis em seus serviços já embutidos e uma delas é a agenda de tarefas e o calendário. Até mesmo o mais simples celular possui o que não te dá chance para desculpas. Aprenda a colocar neles os seus compromissos da semana, do mês e futuros. Esta atitude vai gerar em você um senso de organização muito interessante que vai levá-lo a declinar de um compromisso devido a outro já marcado, por exemplo. Chega de espremer compromissos! Hoje há existem milhares de programas de transferência e sincronização de agendas e calendários para que você mantenha os mesmos dados em casa, na rua e no trabalho. Além de servirem de back up quando você perde ou troca de dispositivo. Ah… incluo nesta parte os alarmes que estes dispositivos possuem. São tão úteis quanto à agenda de tarefas e o calendário.

Trabalho em excesso: às vezes é necessário que se trabalhe um pouco além do horário normal, o que não está errado, porém mesmo em situações como estas permita-se sair no horário normal. Mesmo no meio da crise seu cérebro precisa de algum descanso. É muito comum ver executivos caírem na rotina de ficar no escritório seguidamente devido ao fato de uma necessidade passageira se tornar um hábito, neste caso, muito ruim. Caso a necessidade seja um pouco prolongada, tente chegar mais cedo e sair no horário normal. Faça uma ginástica neste dia para que o cansaço te permita uma noite de sono e não leve tarefa para casa. Divirta-se mesmo que em um dia que não é seja muito comum. Faça algo fora da rotina!

Aprenda a delegar e a dizer NÃO: duas tarefas muito difíceis para os exigentes e perfeccionistas mas… aprenda a não cair na tentação. Libere as tarefas gradativamente para aqueles que podem ajudá-lo. Enfrente seus medos, caso contrário será difícil entregar tantos resultados.

Já dizer NÃO pode ser muito fácil para aqueles que não carregam o espírito de colaborador em si, porém é uma tarefa dificílima para aqueles que normalmente são voluntários ou buscam colaborar com os outros. Se você quiser ter o SEU tempo melhor aproveitado então aprenda a dizer NÃO para aquelas pessoas ou tarefas que não caibam no seu “prato”, caso contrário você é que ficará sobrecarregado. Seja sincero e educado não hora de dizer NÃO e diga se achar necessário.

E-mails: Hoje vivemos e sobrevivemos à base da comunicação. Se por um lado nos ajuda, por outro devemos nos policiar para que estas ações não ocupem todo o nosso tempo. Responder às mensagens eletrônicas é uma destas tarefas. Se optar por acessar a sua caixa de mensagens então responda de imediato sempre que souber a resposta, não deixe que o prazo estipulado pelo solicitante seja o seu limitador. Responda logo! Elimine aquelas mensagens que não têm utilidade, apague-as de uma vez caso contrário você se sentirá na obrigação de lê-las. Nesta área eu destaco: convites para feiras e cursos em locais muito distantes, prazos expirados, assuntos que não têm a ver com o seu interesse e as correntes de mensagens. Na hora de responder veja se é realmente necessário copiar toda a lista, é muito comum essa prática e só leva a encher a caixa postal dos outros (ou a sua quando você é o recebedor). Passe esta orientação aos seus colaboradores; isso irá aliviá-lo e fazer com que seu tempo de leitura de mensagens se reduza.

Telefone: faça um bom trabalho na sua empresa para que saibam filtrar as ligações telefônicas e passá-las para a pessoa adequada. Tal e qual os emails, atualmente é fácil conseguir o número de telefone de quase todo mundo e por esta razão cairá no seu ramal várias ligações de todo tipo de propaganda, oferta de serviços e outras mais. Seja objetivo e quando a ligação não for para você, informe ao interlocutor, com clareza, o ramal da pessoa com a qual ele queria falar, para que numa próxima oportunidade ele não ligue novamente no seu ramal. Isso certamente já aconteceu com você, ou não?

Interrupções e imprevistos: as interrupções devem ser evitadas e analisadas quando acontecerem. Lembre-se que alguns minutos de orientação hoje podem poupar muito tempo amanhã. Muitas interrupções acontecem simplesmente porque o interlocutor não quer fazer uma busca mais detalhada ou tem preguiça mental, evitando o esforço da busca e transfere a responsabilidade para você sempre. Uma vez ou outra tudo bem, mas SEMPRE é que causa problema. Importante: nem de longe estou falando sobre não colaborar ou trabalhar em equipe, estou aqui citando aquelas situações que muitos de nós já passamos de recebermos toda a carga de responsabilidade “informal” de responder ou saber de tudo o que ocorre no departamento do lado.

Imprevistos, da mesma forma, devem ser analisados de forma objetiva e preventiva, pois eles ocorrem sempre. Um tempo livre é importante nestas situações, portanto se você vai estabelecer um tempo para uma reunião ou para atender um fornecedor lembre-se que computadores param de funcionar sem aviso prévio, carros furam pneus, trânsito é sinônimo de engarrafamento e assim por diante.

Bom… não dá para ser perfeito e nem ser um relógio suíço, mas com certeza conseguimos aliviar um pouco da pressão das tarefas se acumulando se usarmos estas dicas. Evite PROCRASTINAR (adiar, ”empurrar com a barriga”) as tarefas que devem ser cumpridas, pois a sensação psicológica é muito ruim e permanece na sua memória tornando-o uma pessoa que sempre atrasa as suas entregas. Não deixe para depois, comece já o seu projeto de não perder tempo.

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